Im Berufsalltag müssen Sie regelmäßig Termine und Aufgaben erledigen und in Ihren Alltag einbinden. In Ihrer Freizeit brauchen Sie dann noch Zeit zum Einkaufen, für Treffen mit Freunden oder einen Besuch bei Ihren Eltern. Das kann überwältigend werden. Dabei kann Ihnen ein gut organisierter Kalender helfen.
"A 40 hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure." — Cal Newport, Author of Deep Work
Was versteht man unter Kalender Blocking?
Kalender Blocking ist eine Zeitmanagement Strategie. Man versteht darunter das Zuordnen von Zeitslots im Kalender, die Ihnen die Kontrolle über Ihren Kalender zurückgibt. Ihr Kalender wird visuell in Zeitblöcke eingeteilt, die nicht anderweitig verplant werden dürfen. So haben Sie den Überblick über Ihre Aufgaben an einem Ort und wissen sofort, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen.
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Was ist der Sinn dieser Methode?
Der Sinn der Kalender Blocking Methode ist es, so viele Stunden Ihres Alltags wie möglich durchzuplanen. Dabei planen Sie mit der Kalender Blocking Methode nicht nur Zeit für Termine oder Besprechungen ein, sondern auch für alltägliche Erledigungen oder Situationen. Designieren Sie zum Beispiel Zeit für Mittagspausen oder Essenspausen. Sie können aber auch ihre Schlafzeiten, Zeit zum Einkaufen oder für die Fahrt zur Arbeit in Ihrem Kalender blockieren.
3 Dinge, die Sie beim Kalender Blocking beachten sollten
- Achten Sie darauf, dass jede Aktivität und jeder Termin in Ihrem Kalender eine Anfangs- und Endzeit hat. So können Sie Zeiten zwischen Terminen zum Entspannen nutzen.
- Nehmen Sie sich jede Woche genug Zeit, um Ihre Folgewoche durchzuplanen.
- Verwenden Sie verschiedene Farben für die verschiedenen Termine. Beispielsweise können Sie alle Arbeitstermine oder Aktivitäten in Blautönen färben. Besprechungen sind dann z. B. hellblau und ausgeblockte Zeiten für Projekte dunkelblau.
Mit der Kalender Blocking Methode können Sie sowohl berufliche als auch private Termine einplanen.
Schritt für Schritt – So können Sie die Methode für Ihre Arbeitswoche anwenden
Für die Kalender Blocking Methode können Sie mit verschiedenen Kalender Anbietern arbeiten. Beispielsweise funktioniert die Methode mit dem Google Kalender, der Android Kalender App für das Handy und auch mit der Apple Kalender App, da Ereignisse verschieden farbig dargestellt werden können.
- Starten Sie mit einer Übersicht Ihrer kommenden Woche. Es ist wichtig, sich regelmäßig Zeit für die Wochenplanung zu nehmen und eine Rutine zu schaffen z. B. jeden Sonntag nach dem Frühstück.
- Tragen Sie zunächst Termine ein, die wiederkehrend oder bereits bekannt sind. Das könnten beispielsweise Besprechungen oder Präsentationen sein.
- Dann überlegen Sie sich, welche Aufgaben/Projekte in dieser Woche anstehen und wie viel Zeit Sie dafür aufwenden wollen.
- Wenn Sie verschiedene Aufgaben oder Projekte haben, an denen Sie arbeiten, kennzeichnen Sie diese in verschiedenen Farben. Den besten Überblick erhalten Sie, wenn Sie beispielsweise für Arbeitsaufgaben durchgehend Blautöne verwenden, diese jedoch auf einem Blick trotzdem gut unterscheidbar sind. So sehen Sie in der Früh sofort, wie Ihr Tag ablaufen wird.
- Denken Sie auch daran, Ihre Mittagspausen oder allgemein Pausenzeiten einzuplanen. So haben Sie nicht das Gefühl, keine Zeit für Pausen zu haben und können Ihren Tag besser aufteilen.
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