Es ist halb vier und auf Ihrem Arbeitsplatz liegen Aufgaben, die heute noch erledigt werden müssen. Dann kommt auch noch der Chef und bittet Sie eine weitere Aufgabe zu bearbeiten und die Kollegin ist nicht mehr da, um Fragen zu klären. Jetzt kommt Stress auf und Sie haben das Gefühl, der Arbeitstag hat nicht genug Stunden, um alle Aufgaben auszuführen. Ist Ihnen so etwas auch schon einmal passiert? Vielen Menschen fehlt das nötige Zeitmanagement, um alle Anforderungen im vorgegebenen Zeitraum zu erledigen. Dies wirkt sich negativ auf den Berufsalltag aus und sorgt dafür, dass Sie sich überfordert fühlen. Wie Sie Ihr Zeitmanagement und Selbstmanagement verbessern und überflüssigen Stress vermeiden, erfahren Sie von uns.
Was versteht man unter Zeitmanagement?
Unter Zeitmanagement versteht man den Versuch, alle anstehenden Aufgaben so produktiv wie möglich in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Dazu gehört die Planung, Durchführung, aber auch die Kontrolle der Aufgaben. Das Zeitmanagement soll dabei helfen, nicht überfordert zu sein und mit der Erfüllung der Aufgaben nicht in Verzug zu kommen.
Was hat Zeitmanagement mit Selbstmanagement zu tun?
Wenn Sie nach einem anstrengenden Tag in den Feierabend gehen, sollten Sie abschalten können. Die Arbeit und alle Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, sollten Sie nicht mit nach Hause bringen. Jedoch passiert es oft, dass die Gedanken in der Arbeit bleiben. Wenn Sie allerdings alle nötigen Aufgaben erledigen konnten und einen gut durchdachten Zeitplan für die nächsten Tage aufgestellt haben, verringert sich Ihr Stresslevel durch ein gutes Zeitmanagement signifikant. Stunden, die Sie unter anderen Umständen damit verbracht hätten, ein schlechtes Gewissen zu haben, können Sie jetzt mit Hobbys oder Aktivitäten füllen. So wird Zeitmanagement zu Selbstmanagement und Ihr Kopf wird frei und Sie haben mehr Kraft.
Selbstmanagement und Zeitmanagement sind eng miteinander verbunden.
Welche Methoden können Ihnen helfen, Ihre Zeitmanagement zu verbessern?
Wichtig ist zu beachten, dass jede Methode ihre eigene Zeit im Alltag beansprucht, um zu funktionieren. Halten Sie sich also genug Zeit für die Planung frei.
Die ALPEN-Methode
Um Ihr Zeitmanagement richtig zu gestalten, eignet sich die ALPEN-Methode. Das Akronym ALPEN setzt sich bei dieser Strategie aus folgenden Schritten zusammen:
A: Aufgaben aufschreiben
L: Länge einschätzen
P: Pufferzeit einplanen
E: Entscheidungen treffen
N: Nachkontrollieren
Pauschal sollten Sie davon ausgehen, dass Sie etwa 40% der vorgesehenen Zeit für eine Arbeit zusätzlich als Zeitpuffer einplanen müssen. Auch wichtig zu wissen ist, dass der Punkt E, Entscheidungen treffen, der wahrscheinlich wichtigste Schritt der ALPEN Methode ist. Hier müssen Sie sich entscheiden, welche Aufgaben Priorität haben. Um das richtig einschätzen zu können, helfen folgende Strategien:
Die ABC-Strategie
Mit der ABC-Methode priorisieren Sie Ihre To-dos. Hierbei werden alle Aufgaben nach drei Kategorien sortiert:
A: Sehr wichtige Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen.
B: Projekte, die eine hohe Priorität haben.
C: Diese Aufgaben können noch warten und sind nicht sehr relevant.
Achten Sie darauf, nicht zu viele Aufgaben in die A-Kategorie zu legen. Das verursacht Stress, da Sie das Gefühl haben, zu viele Aufgaben erledigen zu müssen. In die erste Kategorie werden nur Aufgaben sortiert, die wirklich sofort erledigt werden müssen. Am besten schreiben Sie sich alle Arbeiten, die Sie im Kopf haben, auf einem Blatt Papier oder digital auf. Dann markieren Sie den Kategorien entsprechend alle To-dos in verschiedenen Farben, damit Sie nichts vergessen.
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Die Kanban Strategie oder auch Signalkarten Strategie
Auch bei dieser Methode werden die Aufgaben in drei Bereiche unterteilt.
- Zu erledigen
- In Bearbeitung
- Erledigt
Alle Aufgaben werden aktiv, über den Tag hinweg, in die drei Kategorien unterteilt. Eine Aufgabe, die Sie erledigt haben, wird dann auch in dem entsprechenden Bereich abgelegt. Um alle Prozesse im Überblick zu behalten, können Sie die einzelnen Arbeiten auf Post-it schreiben oder ein digitales Board verwenden. So sehen Sie am Ende des Tages auf einem Blick Ihren Fortschritt.
Zeitmanagement spielt also eine große Rolle und das richtige Zeitmanagement hilft, einen entspannteren Alltag zu haben. Wie Ivan Blatter, Personal Trainer für neues Zeitmanagement aus Basel in einem Artikel der Süddeutschen Zeitung sagte: "Die hohe Kunst eines guten Zeitmanagements ist, sich möglichst oft und möglichst lange auf die wichtigen Dinge zu fokussieren."
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