Videokonferenzen: Wie Sie das perfekte Online-Meeting halten

Seit der Coronakrise kommt nahezu kein Unternehmen mehr ohne virtuelle Meetings aus. Egal, ob sich ein Mitarbeiter in Quarantäne befindet oder sich präventiv schützen will – funktionierende Videokonferenz sind Voraussetzung, um den eigenen Arbeitsalltag gut bewältigen zu können. Wie Sie die perfekte Videokonferenz durchführen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die richtige Vorbereitung für Videokonferenzen

Organisieren Sie die passende Technik

„Können Sie mich hören? Nein? Oh, da scheint etwas mit meinem Internet nicht zu stimmen!“ – Diesen Satz kennt wohl fast jeder, der schon einmal an einer Videokonferenz teilgenommen hat. Daher sollten Sie stets auf eine stabile Internetverbindung achten. Sonst werden Sie während des Meetings durch Aussetzer und Aufhänger von Ihrer eigentlichen Agenda abgelenkt.

Der Vorteil von Videokonferenzen ist, dass Sie Ihr Gegenüber auch wirklich sehen können. Damit Ihr Bild optimal zu sehen ist, sollten Sie deshalb zumindest eine Full-HD Kamera besitzen.

  Die größte Herausforderung bei Online-Meetings ist der Mangel an Erfahrung im Umgang mit der Technologie.

Während einer Videokonferenz ist eine klare Stimme wichtig. Es sollte wenige bis keine Unterbrechungen oder Störgeräusche geben. Aus diesem Grund sollte Ihr Mikrofon über einen Echo-Canceller verfügen. Dieser unterdrückt Rückkopplungen und Widerhall.

Kündigen Sie das Online-Meeting an

Eine Videokonferenz sollte sich im Idealfall inhaltlich nicht von einem normalen Meeting unterscheiden. Das bedeutet auch, dass die besprochenen Themen genauso wichtig und gut vorzubereiten sind. Um Ihren Teilnehmenden eine Vorbereitung zu ermöglichen, sollten Sie das Meeting rechtzeitig mithilfe eines festen Termins fixieren. Schicken Sie diesen am besten per E-Mail an die Teilnehmenden. Fügen Sie direkt den Link zum Onlinekonferenzraum ein.

Vergessen Sie nicht, eine kurze Agenda Ihres Meetings mitzuteilen. Das bedeutet, zu definieren, wofür das Meeting ist, was besprochen wird und wie Teilnehmende sich vorbereiten können.

Überprüfen Sie kurz vor dem Start noch einmal die Technik

Hat man erst einmal mehrere Videokonferenzen geführt, spielt sich eine gewisse Routine und Verlässlichkeit ein. Sie sollten dennoch stets eine kurze Testphase durchführen. Überprüfen Sie, ob Sie auch wirklich mit der Konferenzplattform und weiteren Techniken zurechtkommen. Kontrollieren Sie auch nochmal Anschlüsse von Kamera, Mikrofon oder weiteren Geräten wie Dokumentenkameras oder Ähnliches. Testen Sie auch nochmals Ihre Internetverbindung.

Kontrollieren Sie anschließend, ob Ton und Bild funktionieren.

72 % der Befragten sind der Meinung, dass multimediale Inhalte in einem Meeting das Engagement steigern.

Positionieren Sie Ihre Kamera richtig

Positionieren Sie die Kamera mittig vor Ihrem Körper auf Augenhöhe. Der Abstand zwischen Ihnen und der Kamera sollte mindestens 1,5 Meter betragen, sofern Sie nicht mit einer Laptop-Kamera arbeiten, sondern mit einem Konferenzsystem arbeiten. Befinden Sie sich mit mehreren Personen in einem großen Raum, eignet sich eine größere Entfernung besser.

Wählen Sie eine geeignete Umgebung

Bei der Wahl des Raumes, sollten Sie unbedingt auf ein Zimmer achten, das repräsentativ für Ihr Image und somit auch für das Image Ihres Unternehmens steht. Sollten Sie sich im Homeoffice befinden, achten Sie darauf, sich vor eine weiße Wand zu setzen oder einen virtuellen Hintergrund zu wählen, den viele Videoplattformen anbieten. Im Idealfall wählen Sie ein professionell eingerichtetes Büro oder einen Konferenzraum. Generell gilt: Wählen Sie einen neutralen Hintergrund, der nicht von Ihrer Person ablenkt.

Rund 90 % der befragten Unternehmen nutzen während der Pandemie Online-Meetings.

Aber nicht nur die äußere Erscheinung Ihres gewählten Platzes ist wichtig. Auch die richtige Raumakustik ist für Videokonferenzen obligatorisch. Selbst wenn Sie ein Echo-Cancelling-Mikrofon nutzen, achten Sie darauf, dass Sie in einem ruhigen Raum sitzen ohne laute Geräuschkulisse.

Außerdem ist ein angenehmes Licht wichtig. Vermeiden Sie Gegenlicht und direktes Sonnenlicht. Auch reflektierende Gegenstände können ablenken. Entfernen Sie also beispielsweise Spiegel von Wänden. Prüfen Sie auch, ob das Zimmer nicht zu dunkel ist. Das kann sogenanntes Rauschen verursachen und für Ihr Gegenüber sind Sie noch schwer zu erkennen.

Unser Tipp: Mit Tageslichtlampen können Sie nicht nur Ihre Bildqualität, sondern auch Ihre Ausstrahlung verbessern.

Setzen Sie sich richtig hin

Aufrechtes Sitzen und der richtige Blickwinkel zur Kamera sind Grundvoraussetzungen, wenn Sie eine Videokonferenz führen. Befinden Sie sich mit mehreren Personen in einem Konferenzsaal, sollten Sie zudem darauf achten, dass alle Personen zu sehen sind. Für die Präsenz-Teilnehmenden sollte hingegen der Monitor gut zu sehen sein.

Die richtige Ausführung von Videokonferenzen

Treten Sie auch in Online-Meetings professionell auf

Auch wenn Sie vielleicht aus dem Homeoffice an der Videokonferenz teilnehmen, sollten Sie sich professionell kleiden. So wirken Sie kompetent und zuverlässig auf Ihr Gegenüber.

In Videokonferenzen kann oft etwas schief laufen – Ihr Kind fängt an zu schreien, der Hund zu bellen oder die Präsentation stürzt ab. Bleiben Sie ruhig und gelassen. So zeigen Sie, dass Sie die Situation unter Kontrolle haben und mit Zwischenfällen gut umgehen können.

7 von 10 Führungskräfte glauben, das Meetings einen hohen Wert haben.

Kommunizieren Sie angemessen

Bei Videokonferenz gibt es im Vergleich zu Präsenzkonferenz vor allem einige kommunikative Besonderheiten. Kommt es zu Problemen mit der Internetverbindung auf Ihrer oder der anderen Seite, können Verzögerungen bei der Übertragung und dadurch Aussetzer auftreten. Lassen Sie Ihr Gegenüber ausreden und bitten Sie ihn im Notfall, das Gesagte zu wiederholen. Ansonsten kommt es leicht zu einem Stimmenchaos. Halten Sie möglichst Blickkontakt zur Kamera und nicht zum Bildschirm. So bleiben Sie nicht nur fokussiert, sondern hören auch besser zu. Damit Ihr Gegenüber sich gut auf Ihre Worte konzentrieren kann, sollten Sie wilde Gestik vermeiden

Zuletzt sollten Sie bei größeren Videokonferenzen daran denken, Fragen konkret zu adressieren. Da Sie nur in die Kamera sehen und nicht auf Personen fokussieren können, weiß die Person, die gefragt wird nicht, wen Sie meinen.

Klare Ausdrucksweise, Geduld und Blickkontakt sind Grundvoraussetzungen bei Videomeetings.

Erschaffen Sie Dynamik gegen Langeweile in Videokonferenzen

Nicht im jedem Meeting besprechen Sie Inhalte, die Ihre Teilnehmenden fesseln werden. Tatsächlich berichten 20 Prozent der Führungskräfte, dass sie bereits in einem Meeting eingeschlafen sind. In Videokonferenzen ist es aufgrund der fehlenden Nähe und der Unmittelbarkeit noch schwieriger, die Aufmerksamkeit anderer Personen aufrecht zu erhalten. Bringen Sie deshalb neuen Schwung in Ihre Videokonferenz: Stellen Sie Nachfragen, sprechen Sie in unterschiedlichen Tonhöhen und lassen andere ausreden.

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